公司革命从会议开始-DM67信息网

  有一种说法，一切的革命都是从会议开始的，无论是国家，还是公司。

  笔者尚未无法考评其真伪。但我们知道，一百年前，孙中山先生曾痛感中国人缺乏组织习惯和团体生活的训练，曾说：“我们中国人还不知道怎么开会，以至于始终制订不出正确的决策。 ”认为要行使民权，必须从如何开会的基本功学起。1917年，孙中山先生出版《民权初步》，一半谈的是民权，另一半谈的则是会议，内容包括如何动议，如何提案，如何讨论，如何表决，如何维持会场秩序等等，共五卷二十章一百五十八节，全部是关于怎么开会的。孙中山成为我国会议学的发轫者。

  据说，孙中山写《民权初步》，很大程度上参考了《罗伯特议事规则》(Robert’s Rules of Order)。该书最初是美国人亨利.马丁.罗伯特 1876年所写，他在参加各种各样的会议中，痛感人们总是争论不休，没有统一的议事规则，难以形成决议，于是他研究已有的各种议事程序，探索这些程序的逻辑，为什么要这样规定，如果不这样规定会产生什么结果。经过几年努力拿出一部议事规则，后来一版再版，成为美国人开会的标准手册。里面的无数规则看似繁琐，却是西方世界在长期的民主实践中不断积累和提炼出来的，体现着对人性的深刻洞察，对公平和效率的兼顾，对程序和权利的尊重。

  毛泽东对会议也十分重视其效率与改革，在《反对党八股》一文中，批评不仅公文里有党八股，开会也有。他批评道： “‘一开会，二报告，三讨论，四结论，五散会’。假使每处每回无大无小都要按照这个死板的程序，不也就是党八股吗?在会场上做起‘报告’来，则常常就是‘一国际，二国内，三边区，四本部’，会是常常从早上开到晚上，没有话讲的人也要讲一顿，不讲好像对人不起。总之，不看实际情形，死守着呆板的旧形式、旧习惯，这种现象，不是也应该加以改革吗? ”针对会议文件和决议，他还专门写道：“事实上，你们只要瞧一瞧我们的传单、报纸、决议和提纲，就可以看到，这些东西常常是用这样的语言写成的，写得这样的艰深，甚至于我们党的干部都难于懂得，更不用说普通工作。 ”毛泽东在《党委会的工作方法》中，专门谈到在党委会上如何提出问题，互通情报，起草的文件成熟后再下发，对情况和问题有基本的数量分析，还要事先“安民告示”，告知要讨论和解决什么问题，会议不要开得太长，决议草案应当简明扼要，不要过多形容词和过长句子等等。

  一个伟大的战略家、革命家对会议的细节、规范是何等的重视!企业的变革更得要从会议开始，在此，三星可谓典范!上世纪90年代，三星CEO李健熙首先发起公司的“会议文化”革命，建立良好的会议文化，摈弃官僚作风。

  一、凡是会议，必有准备

  永远不开没有准备的会议，会议最大的成本是时间成本，会议没有结果就是对公司的犯罪，没有准备的会议就等于一场集体谋杀。所以，在三星重大的会议由事先检查制度，没有准备好的会议必须取消。在会议前，必须把会议材料提前发给与会人员，与会人员要提前看材料并做好准备，不能进了会议室才开始思考。

  二、凡是会议，必有主题

  开会必须要有明确的会议目的，在会议准备的PPT前3页PPT，必须显示会议主题。没有主题和流程的会议，就好比让大家来喝茶聊天，浪费大家的生命。会议的主题，要事先通知与会人员。

  三、凡是会议，必有纪律

  在三星，开会设一名纪律检查官(一般由主持人担任)，在会议前先宣布会议纪律，对于迟到要处罚，对于会议上不安流程进行要提醒，对于发言带情绪要提醒，对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚，对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。

  四、凡是会议，会前必有议程

  要在会议之前明确清楚的会议议程，会议运营人员并要在会前书面发给各参加会议的人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。

  五、凡是会议，必有结果

  开会的目的就是解决问题，会议如果没有达成结果，将是对大家时间的浪费，所以，每个人都要积极的参与到会议议程中来，会议监督官有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言，会议时间最好控制在1.5-2H以内，太长的时间会超过人的疲劳限度。会议主持人要设置时间提醒，现在还有60分钟，还有30分钟，还有10分钟。会议的决议要形成记录，并当场宣读出来确认。没有确认的结论，可以另外再讨论，达成决议并确认的结论，马上进入执行程序。

  六、凡是开会，必有训练

  三星把培训是看成节约时间成本的投资，让员工快速成长。培养员工，让员工减少犯错，提示技能，本质是提高了时间价值。

  三星，有专门针对如何开会的培训，对每个层级的员工都有足够的“会议训练”，而中国许多企业缺乏这样的培训：如何开会，如何主持，如何记录，如何追踪，如何对待分歧，如何会场汇报等的。这些必要的训练，会让公司的会议变得高效。

  开会难免有意见不一或者争论，如果处理不好，就会影响开会的效果，适当注意一些艺术和技巧，就会化险为夷，例如要尽量做到在会上公开称赞、私下批评，在会中要做到就事论事，对事不对人，争论时也要尊重别人，不可恶意批评别人，对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞，对意见不同也要注意措词，不能伤害别人的自尊，特别是有上级人员参加时更要注意，千万不能为了体现自己而贬低他人。有时候要采取民主集中模式，开放心胸，容纳意见，要开放自己的心胸去倾听别人的意见，不要被自己先有的立场所左右，不要将你的结论强加于人，如果你要公布既定的政策、决定，要在事前说明不容讨论，需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。

  七、凡是开会，必须守时

  设定时间，准时开始、准时结束：准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间，开会一定要准时，并要对每个议程定个大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员，使他们有思想准备。

  八、凡是开会，必有记录

  一定要有一个准确完整的会议记录，每次会议要形成决议，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限，如此项决议的完成需要多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成，这点特别重要，企业的各级管理人员经常会犯的一个毛病，由于会议没有形成决议，导致会议的作用没有体现出来，更会让一些管理人员误认为开会没有意义，直接影响其不想主持开会或者参与开会。

  九、凡是散会，必有事后追踪

  记住“散会不追踪，开会一场空”。加强稽核检查：要建立会议事后追踪程序，会议每项决议都要有跟踪、稽核检查，如有意外可及时发现适时调整，确保各项会议决议都能完成。很多企业管理人员都没有这样的意识和习惯，企业的高层也缺乏这样的要求。

  十、最后请记住三个简单却很有意义的公式：

  ①开会+不落实=零

  ②布置工作+不检查=零

  ③抓住不落实的事+追究不落实的人=落实。

  公司会议往往是一种复杂的游戏,包藏多种动机的参与者在此博奕,整个组织所期望的效率因为方法与规则的缺失难以兑现。公司要推进创新与改革，首先要从会议开始。德鲁克在《卓有成效的管理者》里说，凡是会议过多，一定是管理出了问题，会议运营管理能体现一家公司的管理水平。

  可以这么说，世界上成功的企业无不重视会议的效率。GE原CEO杰克韦尔奇要求会议方式单纯、迅速，并构建了IT基础网络，以便组织成员共享会议内容。必须做出重要决定或充分反映成员意见的会议就采用“城镇会议(Town Meeting)的方式。即离开公司召开2～3天的会议。会议场所定在离公司2小时以上路程的地方，参加者事前充分准备资料。决策者在会议开始时简单谈一下意图和议题，然后离开会场，不妨碍参加者进行自由讨论。决策者在快要得出结论时重新回到会议中，此时要做的是在讨论所产生的2～3个方案中选择其中之一。

  Facebook COO谢丽尔-桑德伯格(Sheryl Sandberg)每次参加会议都会带上一个螺旋装订的笔记本。在这个笔记本中，谢丽尔详细记录了待讨论的问题以及其他事项。“每当一个问题讨论完毕，她就会叉掉它;当一页中的事项都讨论完毕时，她就会撕掉这张纸，进入下一页的内容。”《财富》杂志报道说，“如果每个事项进行10分钟，那么一个小时的会议很快就会过去。”Tesla CEO埃隆-马斯克(Elon Musk)开会要求员工充分准备。马斯克手下一名员工写道，“在与埃隆开会时，我们都会做好充分准备。因为如果你准备不足，他问你问题而你答不上来，那么你就祈祷自己运气好不被解雇吧。”苹果已故CEO史蒂夫-乔布斯(Steve Jobs)让苹果变成了世界上最有价值的公司，他开会的基本原则是简约。一次，美国总统奥巴马邀请乔布斯参加一次科技大腕峰会，结果乔布斯最后婉言谢绝了，因为他发现奥巴马邀请的人太多了。谷歌CEO拉里-佩奇(Larry Page)在2011年履新后，立即给全公司员工发了一封公开信。这封信的主题是：如何有效地开会?他给出的其中一个技巧是每次会议指派一名决策者参加。但是，更重要的是，佩奇认为你可能根本不需要开会就可以做出决策。“没有决策应该等到开会之后才作出。”这封电子邮件写道，“如果有些决策非要在会议后才进行，那么你就应该立即安排会议。”Evernote CEO菲尔-利宾(Phil Libin)则总是让有潜力的员工参加会议。在Evernote公司的任何会议上，都有会与会议无关的人参与。亚马逊CEO杰夫-贝索斯(Jeff Bezos)则喜欢人们争论。“领导者在不认同某个决策的时候就应该站起来反对它，即使这样做令人感到不快或很伤神。领导者应该具有坚强的信念，坚忍不拔的毅力，他们不应为了一团和气而做出妥协。一旦决策做出，他们就应全力以赴地执行。”

  一个又一个无效的会议正在上演，无论是会议发起人还是参与者，都在漫长而无效的会议中饱受折磨!或许因会议效率低下而错失良机，或许会议总是议而不决、决而不行。无效的会议不仅浪费了有限而宝贵的时间资源，而且大大降低了组织的效率，是团队执行力的敌人。因此，我们必须要向三星学习，从会议要发起革命，建立新的公司会议文化，实现企业组织在新质点为上的跃变!

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